L’allegato al decreto direttoriale 143/2023 “Modalità Operative”, definisce al paragrafo 17.3 e 17.4 le specifiche tecniche in materia di conservazione dei dati del registro cronologico di carico e scarico trasmessi al RENTRI.

Il documento esplicita quanto segue: “La tenuta in modalità digitale dei registri cronologici di carico e scarico per la gestione dei rifiuti è consentita sulla base delle stesse norme che regolano la formazione dei documenti informatici rilevanti come i registri IVA ed i registri contabili […]”.

Di conseguenza, al pari dei documenti digitali validi ai fini fiscali, anche il registro cronologico di carico e scarico dei rifiuti deve essere conservato secondo quanto previsto dal Codice dell’Amministrazione digitale (cosiddetto CAD – d.lgs. 7 marzo 2005, n. 82); deve essere quindi previsto un sistema di conservazione digitale che garantisca per i documenti la preservazione dei requisiti di autenticità, integrità, affidabilità e leggibilità stabiliti dalle linee guida AgID, affinché sia possibile esibire i registri in caso di verifiche o ispezioni. 

Risulta quindi fondamentale che essi siano leggibili e che possano essere riprodotti su carta o altro supporto informatico presso la sede dell’impresa o presso il luogo di conservazione dei registri stessi.

Questa nuova modalità di archiviazione digitale non prevede l’obbligo di conservazione di copie cartacee dei registri cronologici di carico e scarico dei rifiuti, questi dovranno tuttavia essere stampabili qualora richiesto dagli enti di controllo.

Vi invitiamo quindi a verificare la possibilità che i supporti digitali (come ad esempio Aruba o Zucchetti) di cui già disponete ai fini della conservazione di altra documentazione (fatture elettroniche, registri ecc…), offrano la possibilità di conservare anche i registri cronologici di carico e scarico o, in caso contrario, di provvedere a munirvi di adeguato supporto ai fini della conformità di legge e della conservazione dei dati relativi all’anno 2025. Sarà necessario assicurarsi che tale supporto rispetti i requisiti stabiliti all’interno delle linee guida AgiD. In alternativa, vi suggeriamo di affidarvi ad uno dei fornitori elencati al seguente link: https://conservatoriqualificati.agid.gov.it/?page_id=276

Vi ricordiamo infatti che la conservazione digitale a norma di legge è in vigore dalla data di avvio del RENTRI, ovvero il 13/02/2025, e che questa deve essere eseguita con cadenza almeno annuale entro un anno dalla data di registrazione del primo movimento sul registro di carico e scarico digitale. Ad esempio, se un’impresa ha effettuato la prima registrazione il 13/02/2025, la messa in conservazione dei relativi dati dovrà essere effettuata entro e non oltre il 12/02/2026.

Pertanto, consigliamo caldamente di effettuare l’esportazione e la conservazione dei dati del registro relativi all’anno di esercizio 2025, entro il 13 febbraio 2026.